Cómo agregar y gestionar miembros del equipo en mi organización

Esta función requiere un plan Enterprise con la función Workspaces agregada.

Como propietario o administrador de una organización, puedes invitar a nuevos miembros a tu organización. gestionar sus funciones y permisos, y controlar su acceso a los espacios de trabajo. En este artículo, se explica cómo realizar todas las tareas de gestión de miembros de tu organización.

En este artículo:

• Lo que debes saber antes de agregar y gestionar miembros del equipo
• Cómo invitar a nuevos miembros del equipo a tu organización
• Cómo gestionar la función y el acceso de un miembro existente
• Cómo eliminar a un miembro de una organización
• Cómo exportar la lista de miembros de su organización como CSV

Lo que debes saber antes de agregar y gestionar miembros del equipo

• Permisos de administrador: solo los usuarios con la función Propietario de la organización o Administrador de la organización pueden invitar y gestionar miembros a nivel de la organización.
• Funciones de la organización: Hay tres funciones principales a nivel de la organización:
  • Propietario de la organización: los administradores de la organización pueden gestionar todos los usuarios, la configuración y los datos en toda la organización y dentro de todos los espacios de trabajo. Se convierte automáticamente en administrador del área de trabajo en cada área de trabajo. Además, pueden acceder a la configuración de facturación.
  • Administrador de la organización: los administradores de la organización pueden gestionar todos los usuarios, la configuración y los datos en toda la organización y dentro de todos los espacios de trabajo. Se convierte automáticamente en administrador del área de trabajo en cada área de trabajo.
  • Miembro de la organización: esta es la función estándar para los usuarios de tu organización. Un miembro de la organización debe estar asignado al menos a un área de trabajo para acceder al contenido.
• Funciones del área de trabajo: los miembros de la organización asignados a un área de trabajo deben tener una función en esa área de trabajo. Puedes leer más sobre la gestión de los roles de Workspace en: Esos roles son:
  • Administrador: puede ver y gestionar todos los videos, las carpetas, las personas, los análisis y los eventos en vivo de la cuenta.
  • Colaborador Plus: puede hacer todo lo que pueden hacer los miembros colaboradores, además de utilizar herramientas de creación avanzadas y crear y gestionar eventos en vivo (según el plan de membresía del equipo).
  • Colaborador: puede ver, comentar, subir, editar, compartir videos y ver análisis de clips dentro de las carpetas que se han compartido con ellos.
  • Espectador: puede ver y comentar los videos que se han compartido con ellos.
• Puedes gestionar a los miembros del equipo de forma individual o en grupo. Para gestionarlos de forma masiva, selecciona las casillas de verificación situadas a la izquierda del nombre de cada miembro del equipo.

Cómo invitar a nuevos miembros del equipo a tu organización

Puedes invitar a nuevas personas a unirse a tu organización y asignarlas a los espacios de trabajo en un solo flujo de trabajo. Para ello:

1. Ve a la configuración de tu organización y selecciona la pestaña Miembros.
2. Selecciona el botón Invitar en la esquina superior derecha.
   
3. En la ventana modal que aparece, introduce la dirección de correo electrónico de la persona que deseas invitar. Puedes agregar varios correos electrónicos a la vez (hasta 10 en cada lote).
4. Elige su función para la organización:

• Administrador de la organización: selecciona esta opción para otorgarles acceso administrativo completo a toda la organización. Se agregará automáticamente a todos los espacios de trabajo como administrador del espacio de trabajo.
• Miembro de la organización: selecciona esta opción para los usuarios que no son administradores de la organización.
  • Si seleccionaste Miembro de la organización, debes agregarlo a uno o más espacios de trabajo. Selecciona "Agregar a los espacios de trabajo" y elige los espacios de trabajo deseados, junto con la función que deben tener en cada uno (por ejemplo, administrador del espacio de trabajo, colaborador, espectador). Obtén más información sobre los permisos de los miembros de Workspace en <crosslink to article>

5. Selecciona Enviar invitación. El miembro del equipo recibirá un correo electrónico en el que se le pedirá que se una a tu organización.
6. Por último, tendrás la oportunidad opcional de compartir carpetas específicas del área de trabajo con los miembros del equipo recién invitados.

Cómo gestionar la función y el acceso de un miembro existente

Puedes cambiar la función de un miembro o ajustar su acceso al área de trabajo en cualquier momento desde la lista de miembros. Para gestionar la función y el acceso de un miembro existente:

1. Ve a la pestaña Miembros en la configuración de tu organización.
2. Busca al usuario en la lista de miembros y selecciona el botón de las elipses verticales (⋮) a la derecha de su nombre.
3. En el menú desplegable, elige una de las siguientes opciones:
   • Convertir en administrador de la organización/eliminarlo de administrador de la organización: esta opción asciende a un miembro de la organización estándar a administrador de la organización o degrada a un administrador de la organización a miembro de la organización estándar.
   • Gestionar el acceso al área de trabajo: Esto abre una nueva ventana en la que puedes agregar al miembro a nuevos espacios de trabajo o eliminarlo de los espacios de trabajo en los que ya se encuentra. También puedes cambiar su rol específico dentro de cada área de trabajo desde esta vista.
   • Desactivar SSO: activa o desactiva el acceso SSO de un usuario a tu área de trabajo.
   • Eliminar de la organización: al eliminar a un miembro de la organización, se revocará su acceso a todos los espacios de trabajo y al contenido dentro de ellos.

Cómo eliminar a un miembro de la organización

Al eliminar a un miembro de la organización, se revocará su acceso a todos los espacios de trabajo y al contenido dentro de ellos. Para eliminar a un miembro:

1. Ve a la pestaña Miembros en la configuración de tu organización.
2. Busca al usuario en la lista de miembros y selecciona el botón de las elipses verticales (⋮) a la derecha de su nombre.
3. Selecciona Eliminar de la organización.
4. Aparecerá una ventana de confirmación con el siguiente mensaje: "<Member name> perderá el acceso a todo el contenido y a los espacios de trabajo de <organización>.<Organization> Todos los videos que agregue este miembro a las carpetas compartidas y los comentarios que se agreguen a los videos compartidos seguirán siendo accesibles para otras áreas de trabajo miembros".
5. Selecciona el botón Eliminar para eliminar de forma permanente al miembro de tu organización.

Cómo exportar la lista de miembros de su organización como CSV

Los propietarios y administradores de la organización pueden exportar la lista completa de miembros de la organización como un archivo CSV. El archivo se genera de forma asíncrona y se le entrega cuando esté listo: puede descargarlo directamente o recibirlo por correo electrónico.

1. Vaya a la pestaña Miembros en la Configuración de la organización.
2. Seleccione Exportar como CSV.
3. Elija cómo desea recibir el archivo cuando esté listo: Descargar o Correo electrónico.

El CSV exportado incluye la siguiente información de cada miembro:

• Dirección de correo electrónico
• Nombre
• Rol en la organización
• Fecha en que se agregó
• Estado (aceptado o invitación pendiente)
• Estado de SSO
• Por cada área de trabajo a la que pertenezca el miembro, una fila con el nombre del área de trabajo y el rol del miembro en esa área de trabajo

💡 Consejo: Si un miembro está asignado a varias áreas de trabajo, el CSV incluye una fila por cada asignación de área de trabajo, de modo que pueda ver todas las áreas de trabajo y los roles que tiene cada miembro.