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Utiliser l'outil de conservation des données Enterprise

Cette fonctionnalité nécessite un compte Enterprise.

Pour accéder à l'outil de conservation des données, les propriétaires et les administrateurs d'un compte Entreprise doivent se rendre sur l'onglet Paramètres de la page de gestion de l'équipe.

Capture d'écran de l'onglet Paramètres de la page Gestion de l'équipe. Sous l'en-tête « Politiques et autorisations », il y a un bouton « Conservation à des fins juridiques » et « Conservation des données ». Sous « Conservation à des fins juridiques », on trouve la description « Gérer le contenu impliqué dans un litige en cours ». Sous « Conservation des données », on trouve la description « Gérer les politiques de conservation du contenu de votre entreprise ».

Sommaire de l'article

Accéder à l'outil de conservation des données

Une capture d'écran de la page relative à la conservation des données. En haut à droite, se trouve un bouton intitulé « Créer une politique ». En sélectionnant cette option, vous pourrez créer une nouvelle politique de conservation des données. En dessous, il y a quatre en-têtes : Nom de la politique, Durée, Créée le et Statut. Chaque ligne indique le nom de la politique, sa durée, sa date de création, un bouton pour indiquer le statut de la politique (active ou non), un bouton « Détails » pour en savoir plus sur la politique, et un bouton « Modifier » permettant de la modifier. La politique par défaut est également étiquetée comme « Politique par défaut » en jaune.

Sur la page de politique de conservation des données, vous pouvez voir une liste de toutes les politiques de conservation créées dans le compte. Les informations suivantes sont incluses dans cette liste :

  • La durée de la politique de conservation (jours, mois, années)
  • La date à laquelle la politique a été créée
  • Le statut (si la politique est activée ou désactivée). Ici, vous pouvez activer ou désactiver cette option.
  • La politique par défaut est spécifiée (Remarque : vous ne pouvez définir qu'une seule politique par défaut).

Sélectionnez « Détails » pour voir le titre, la description et les dossiers/groupes auxquels la politique a été appliquée. Vous pouvez maintenant créer une nouvelle politique ou modifier une politique existante.

Créer une politique de conservation des données

Capture d'écran de la page de création de la politique de conservation des données. Il s'agit de la première étape : Créer une politique. Il y a des champs à remplir pour nommer la politique, une option de description de votre politique, une durée avec un menu déroulant correspondant au nombre de jours, mois ou années, et une case à cocher pour définir ou non la politique comme politique par défaut pour l'ensemble du compte.

  1. Cliquez sur Créer une politique pour ouvrir l'assistant de conservation des données.
  2. Saisissez les détails de votre politique. Il s'agit du nom, de la description (facultative) et de la durée (mois, jours ou années) de la politique.
    💡Conseil : la durée correspond au nombre de jours, de mois ou d'années après la mise en ligne de la vidéo sur Vimeo, à partir desquels vous souhaitez sa suppression.
  3. Vous pouvez également spécifier si la politique est appliquée par défaut à l'échelle du compte. Si l'option par défaut est sélectionnée, la politique sera appliquée à tout le contenu importé dans le compte, sauf si elle est remplacée par une autre politique de conservation des données appliquée à un certain dossier ou groupe.
  4. Cliquez sur Suivant.

⚠️Remarque : Si vous créez une politique par défaut, elle affectera le contenu existant et le nouveau contenu. Ainsi, les vidéos datant de plus de X ans seront automatiquement supprimées. Si vous souhaitez conserver du contenu plus ancien, vous pouvez définir des politiques différentes pour les dossiers et/ou les groupes auxquels il appartient.

Appliquer une politique aux dossiers et aux groupes

Capture d'écran de la page de création « Conservation des données ». Il s'agit de la deuxième étape : « Choisir l'emplacement ». C'est ici que vous pouvez appliquer la politique que vous avez créée. Deux panneaux s'affichent à droite de la page : Dossiers d'équipe et Groupes, avec une case à cocher à côté de chaque dossier ou groupe. Cochez les cases pour appliquer le dossier ou le groupe. Vous pouvez sélectionner « Trier » en haut de chaque panneau pour trier la liste. Un message indique que seuls 1 000 groupes et dossiers au total peuvent être sélectionnés par politique. Sous les panneaux, à droite de la page, se trouvent deux boutons : Retour (pour revenir à la page Créer une politique) et Suivant (pour passer à l'écran Terminer et enregistrer).

  • Si la politique n’est pas la valeur par défaut, vous continuerez vers une page où vous pourrez sélectionner les dossiers d’équipe et les groupes d’utilisateurs auxquels la politique s’appliquera.

⚠️Remarque : vous ne pouvez sélectionner que les dossiers parents de niveau supérieur.La politique sera appliquée à toutes les vidéos et à tous les sous-dossiers contenus dans ce dossier parent.

  • Si vous sélectionnez un groupe, la politique s'appliquera à tous les dossiers Moi uniquement des collaborateurs de ce groupe.
    • Ce sont les groupes SSO qui peuvent être synchronisés avec Vimeo via SAML ou SCIM. Vous pouvez lire cet article pour en savoir plus sur les groupes.
    • Si un utilisateur fait partie de plusieurs groupes régis par différentes politiques de conservation, la politique de conservation dont la durée est la plus longue prévaudra et sera appliquée au dossier « Moi uniquement » de cet utilisateur.
  • Vous ne pourrez pas sélectionner des dossiers ou des groupes auxquels des politiques de conservation des données sont déjà appliquées.

Si la politique est la politique par défaut, vous pouvez ignorer la sélection des dossiers et des groupes et passer au récapitulatif. 

Vérification du récapitulatif de la politique

Capture d'écran de la page de création « Conservation des données ». Il s'agit de la troisième étape : « Terminer et enregistrer ». Cette page vous présente un récapitulatif de votre politique : Le nom, les détails de l'option, la durée, les groupes et la politique à laquelle elle s'applique. Sous le panneau qui affiche les détails de votre politique se trouvent deux boutons : Retour (pour revenir à la sélection de l'endroit où la politique doit être appliquée) ou Terminer et enregistrer pour enregistrer et appliquer votre politique.

  1. Vérifiez la durée d'application de la politique et les dossiers et groupes qu'elle concerne.
  2. N'hésitez pas à revenir en arrière pour modifier la politique ou les emplacements.
  3. Cliquez sur « Terminer et enregistrer » pour activer votre politique et être redirigé(e) vers la page de conservation des données.

Modifier une politique de conservation des données

Capture d'écran de la page relative à la conservation des données.

 

Capture d'écran de la page Modifier une politique existante. La première étape est identique à celle de la page Créer une politique. Ici, vous pouvez modifier le nom, la description facultative et la durée de votre politique. Vous pouvez également choisir si la politique est appliquée ou non par défaut à l'ensemble du compte. Il y a deux boutons : Retour (pour revenir à la liste des politiques) ou Suivant (pour passer à l'étape suivante du workflow où vous pouvez sélectionner les dossiers et les groupes auxquels la politique doit être appliquée).

  1. Sur la page de conservation des données, cliquez sur « Modifier » à côté de la politique que vous souhaitez modifier.
  2. Parcourez l'assistant pour modifier le titre, la description, la durée ou l'emplacement de la politique.
  3. Consultez le récapitulatif de votre nouvelle politique et cliquez sur « Terminer et enregistrer » pour la mettre à jour.
  4. Après l'enregistrement, de nouveaux calendriers de conservation seront calculés pour les dossiers et groupes auxquels cette politique s'applique.

Chevauchement des politiques de conservation des données

Il peut y avoir plusieurs cas où les politiques de conservation des données se chevauchent. Voici comment les gérer : 

  • Si vous disposez d'une politique de conservation des données par défaut, toute politique supplémentaire que vous avez appliquée aux dossiers ou aux groupes remplacera la politique par défaut (quelle que soit la durée).
    • Si un utilisateur fait partie de plusieurs groupes avec des politiques de conservation différentes, la politique avec la période de conservation la plus longue l'emportera. Par conséquent, les vidéos seront supprimées selon le calendrier de la politique de conservation la plus longue appliquée au groupe dont l'utilisateur fait partie.

Remarques sur l'application d'une politique

  • Les politiques de rétention peuvent être appliquées aux dossiers ou aux dossiers privés pour moi des groupes. Par conséquent, l’attribution d’une politique à un groupe ne signifie pas que tous les téléchargements effectués par les utilisateurs de ce groupe bénéficient de la politique appliquée. Il ne sera utilisé que pour les vidéos dans les dossiers « Privé pour moi » de ces utilisateurs.
  • Lors de la configuration d'une politique, vous ne pouvez sélectionner que les dossiers parents de niveau supérieur. La politique de conservation sera appliquée à tous les sous-dossiers du dossier parent.
  • Les politiques de conservation peuvent être créées pour un minimum de 7 jours ou plus.

Récupérer une vidéo et l'historique de visionnage

  • Vous recevrez une notification 7 jours avant la suppression d'une vidéo en raison des politiques de conservation des données.
  • Vous pouvez consulter l'historique des vidéos qui ont été supprimées par vos politiques de conservation des données.
  • Les vidéos qui ont été supprimées au cours des 30 derniers jours peuvent être récupérées dans un nouveau dossier Récupérées.

⚠️Remarque : Les vidéos supprimées il y a plus de 30 jours le seront définitivement.

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